Coaching y Gestión de Proyectos

Coaching y Gestión de Proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos relacionados con la mejora, modificación o implantación de procesos dentro de las empresas.

Según el Project Management Institute (PMI), la disciplina de la Gestión de proyectos consiste en “la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de una organización mediante un proyecto.

Por tanto, de esta primera definición podemos extraer la certeza de que el primer desafío para la gestión de proyectos es alcanzar la meta, que no es más que satisfacer una necesidad de la compañía, esto es, el proyecto surge de una necesidad, y lo que se tiene que hacer es gestionar de la mejor manera posible, el talento, el conocimiento, las aptitudes y las herramientas y técnicas de las que se dispone.​

¿Cuáles son las fases de un proyecto?

Todo proyecto debe ser gestionado en base a las siguientes fases de desarrollo, es aquí donde empieza realmente el plan:

Gestión de proyectos - Análisis

Análisis de viabilidad del proyecto:

¿El proyecto se puede llevar a cabo? ¿En todo, en parte? Es posible que tengamos que negociar y es posible también que debamos decir NO.

Gestión de proyectos - Planificar

Planificación detallada:

Un buen plan, una buena estructura de los pasos a seguir para alcanzar el objetivo es vital para ser, además eficientes o, al menos, consecuentes con los recursos de los que dispone la compañía.

La planificación debe definir el alcance, los costes, los implicados en el proyecto, los equipos de trabajo y, sobre todo, los tiempos de realización.

Gestión de proyectos - Ejecutar

Ejecución del proyecto:

En este punto comienzas las labores ejecutivas del proyecto, formación del equipo de trabajo, asignación de tareas, gestión de peticiones de cambio.

Se producen ya las primeras reuniones de trabajo en las que nos podemos encontrar con equipos muy grandes y altamente especializados, por tanto, se requiere capacidad de comunicación de los objetivos y necesidades y capacidad de motivación por parte del responsable de la gestión del proyecto.

Gestión de proyectos - Seguimiento

Seguimiento y control del trabajo:

Una vez los trabajos están distribuidos y se comienza los desarrollos previstos, el gestor del proyecto debe comenzar con la labor de seguimiento y control de los avances.

Según se producen los avances en los hitos establecidos en el plan, pueden surgir imprevistos que dificulten la consecución de los puntos del proyecto, incluso que pongan en riesgo su viabilidad.

El responsable debe ser capaz de gestionar cualquier crisis para salvar el proyecto y dar sentido a los recursos ya gastados hasta el momento.

Gestión de proyectos - Cierre

Cierre del proyecto:

Este último paso en un proyecto en curso requiere igualmente capacidad de negociación y, en ocasiones, de asertividad.

En ocasiones, un imprevisto en el desarrollo del plan hace que se deba prescindir de algún punto del plan, lo que puede provocar desacuerdo entre los implicados a la hora de dar por cerrados los trabajos.

Lograr una buena disposición de los intervinientes, es fundamental para sacar adelante un proyecto y cubrir las necesidades que le dieron origen.

En este esquema básico de cómo funciona la gestión de proyectos ya puede empezar a notarse cómo las herramientas del coaching pueden ayudarnos a lograr los objetivos y satisfacer las necesidades de la compañía.

¿Qué puede hacer el coaching por el funcionamiento de la empresa?

Como hemos dicho anteriormente, cuando una compañía tiene necesidad de realizar adaptaciones de sus procesos o introducir procesos nuevos, se pone en marcha el mecanismo de gestión de proyectos.

El coaching, como herramienta nos puede ayudar tanto a preparar para esta ardua tarea a nuestros jefes de proyectos a través de la especialidad de coaching ejecutivo, como a nuestros implicados de la propia empresa por medio del coaching de equipos.

Pero, ¿en qué consisten estos tipos de coaching?

El Jefe de Proyecto y el Coaching Ejecutivo

El jefe de proyecto es el encargado del diseño y la ejecución de la gestión de proyectos. Es decir, está presente y es el impulsor de cada una de las fases de la gestión y es el responsable último de la consecución de los objetivos que darán a la empresa ese empuje o saneamiento en sus procesos que estaba demandando.

Cualidades de un buen jefe de proyectos

Para determinar qué cualidades y capacidades demandan las empresas de estas personas claves en el funcionamiento de las empresas modernas, podemos poner como ejemplo lo que buscan las empresas a través de ofertas de empleo (incluimos los links en las palabras destacadas):

  • Buena comunicaciónes el responsable de la negociación tanto con los equipos de trabajo como con los clientes y proveedores externos a la empresa.
    Saber comunicar las necesidades, objetivos y fases del plan es vital para un funcionamiento eficiente del proceso.
  • Capacidad de organización: debe organizar y diseñar un plan para el equipo que sea, además, adecuado al funcionamiento habitual de la empresa.
  • Team building: el jefe de proyecto es el responsable de reunir al equipo implicado para trasladarles sus tareas del plan y de tener en cuenta las dependencias que puedan surgir entre ellos para prevenir retrasos, etc.
    Un buen jefe de proyecto debe mantener a su equipo motivado y centrado en el proceso manteniendo el equilibrio en los momentos clave en que existe mayor dependencia entre los miembros.
  • Liderazgoel jefe de proyecto es el líder del equipo de trabajo del proyecto, igualmente, es el interlocutor clave entre este equipo y el solicitante del proyecto, por tanto ha de tener capacidad tanto para conducir con éxito a otros, como ser considerado competente.

Si eres o quieres ser jefe de proyecto o tienes contratadas a personas con ese cargo ¿te ves o ves a tus jefes identificados con estas cualidades?

Si la respuesta es no, sigue leyendo el siguiente apartado, el coaching ejecutivo puede ser tu herramienta para lograr o potenciar estas capacidades.

El coaching ejecutivo

Es un programa movilizador y energizante que desarrolla las habilidades y características del líder para consolidar su aportación a la organización.

El coaching ejecutivo se centra en la construcción de un liderazgo eficaz y adaptativo que permita adquirir o reforzar en la persona que realiza la formación las siguientes competencias:

  • Capacitación como leader coach
  • Desarrollo de colaboradores
  • Adaptación a la cultura organizativa
  • Capacidad de organización
  • Optimización en la gestión del entorno
  • Mejora en la creatividad e innovación

Un programa de sesiones de este tipo de coaching puede realizarse de forma individual o a través de formación reglada como nuestro Posgrado de Coaching Ejecutivo que impartimos dentro de los programas de títulos propios de la Universidad de Alcalá.

El Equipo de Proyecto y el Coaching de equipos

Como es obvio, un equipo de proyecto está formado por distintas personas cada una con intereses profesionales diferentes y experiencias distintas.

El reto fundamental del equipo es coger todo su bagaje personal y profesional y ponerlo al servicio del proyecto para lograr la consecución del objetivo perseguido, que es cubrir las necesidades de la compañía.

El equipo de trabajo

Como hemos dicho, es en las primeras fases de la gestión de proyectos cuando se forma el equipo de trabajo, no obstante, es habitual que el equipo pueda experimentar cambios a lo largo del proyecto.

Durante el desarrollo de las tareas nos podemos encontrar los siguientes roles que, incluso, pueden corresponder a personal ajeno a la compañía con capacidades y normas de actuación muy dispares.

Algunos de los roles que podemos encontrarnos en cualquier proyecto son:

  • Personal de dirección de proyecto o jefe de proyecto, responsable de la gestión de proyectos.
  • Personal del proyecto: responsables de documentos que se generarán en cada fase del proyecto.
  • Expertos de apoyo: dependiendo de la complejidad del proyecto pueden trabajar a tiempo completo o cuando sus habilidades sean requeridas.
  • Representantes del departamento que comunica la necesidad de la compañía. En algunos casos también ejercerán el rol de usuario final del proyecto si éste debiera ser un cliente de la propia organización.
  • Proveedores: vendedores, proveedores de servicios o desarrolladores. Aparecen en los casos en que la empresa carece de capacidad para hacer frente a partes del proyecto.
  • Otros afectados de la empresa o de otras compañías.

El Coaching de Equipos

Ahora bien ¿qué puede hacer una organización para que los proyectos que requiere implantar se lleven a cabo con eficiencia y armonía? A esto puede responder el Coaching de Equipos.

El Coaching de Equipos es una variante del coaching que consiste en acompañar a un grupo de personas para que adquieran habilidades específicas tendentes a la consecución de metas.

En las sesiones de coaching de equipos existe un coach o entrenador que se encargará de generar el ambiente necesario para que las personas encuentren fórmulas para enfrentarse con éxito a las dificultades del trabajo en equipo y las dificultades propias de su rol en el grupo .

Una sesión DE COACHING DE EQUIPOS:

  • Hacer preguntas
  • Señalar evidencias
  • Presentar distinciones

En cada reunión el equipo discute sobre una serie de puntos que corresponden a un orden del día. Al finalizar cada reunión se establecen objetivos para la siguiente reunión.

¿Qué conseguimos facilitando sesiones de coaching a nuestros equipos de proyectos?

Orientar y motivar al equipo (tomado como unidad) para que se produzcan cambios en sus actitudes. ¿Cómo?

  • Partimos con el equipo en la identificación de los roles de cada uno de sus miembros, las conversaciones que mantienen y la distribución geográfica que cada uno ocupa y aprovechamos este conocimiento para desarrollar las mejores habilidades de cada uno enfocadas al éxito del grupo.
  • Promovemos los logros, a través de conversaciones ontológicas potenciadoras que consolidarán equipos únicos y plurales.
  • El coach no se involucra en el tejido relacional del equipo sino que facilita la reflexión colectiva.

Algunos de los aspectos que se van a trabajar son:

  • Incremento de la cohesión entre los miembros del equipo
  • Consolidación de la madurez cultural de la organización
  • Impulso de la autonomía y el compromiso de  todos los miembros del equipo.

En definitiva, no sólo porque es una herramienta en alza que se está convirtiendo en vital en algunos aspectos de la vida en sociedad, sino porque puede ayudar al ahorro de costes y a la supervivencia de las compañías, el coaching puede ser la solución para tu empresa.


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